陜西省人民政府辦公廳關于印發政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法的通知
來源: 陜西省人民政府
5天前

陜政辦發〔2024〕10號


各設區市人民政府,省人民政府各工作部門、各直屬機構:

  《陜西省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》已經省政府同意,現印發給你們,請認真貫徹執行。



陜西省人民政府辦公廳

2024年4月11日


陜西省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法


 第一章 總 則

  第一條 為推進和規范陜西省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作,依據《中華人民共和國檔案法》《國務院關于在線政務服務的若干規定》《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規,結合本省實際,制定本辦法。

  第二條 本辦法適用于各級政務服務機構開展的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

  第三條 本辦法所稱的政務服務,是指全省各級政務服務機構在辦理依申請辦理的行政權力事項和公共服務事項過程中提供的服務。各級政務服務機構是指行政機關和其他負有政務服務職責的機構。政務服務辦理系統,是指政務服務機構辦理政務服務事項時使用的統籌建設或自行建設的信息系統。

  本辦法所稱政務服務電子文件,是指政務服務機構在履行職責過程中通過政務服務辦理系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的信息記錄,由內容、結構、背景等組成。

  本辦法所稱政務服務電子檔案,是指具有憑證、查考價值,對國家以及社會具有保存價值,并歸檔保存的政務服務電子文件。

  第四條 省檔案局、省政府辦公廳負責統籌、協調全省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。省檔案局具體負責規范、指導和監督全省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

  各級政務服務管理部門負責協調有關部門為政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供支持,推進本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

  各級檔案主管部門負責監督和指導本行政區域內政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作,會同有關部門制定相關制度和標準規范,審查本級政務服務電子文件歸檔范圍和檔案保管期限。

  各級政務服務機構是政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的責任主體,負責各自職責范圍內的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作,制定政務服務事項電子文件歸檔范圍和檔案保管期限,做好政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用等工作;完善自行建設的政務服務辦理系統電子文件歸檔功能,推進電子檔案管理系統建設,或者使用檔案部門統一開發的集中式數字檔案室系統,對本單位政務服務電子檔案進行集中統一管理;按規定向同級綜合檔案館移交本單位政務服務電子檔案。

  各級綜合檔案館應當明確政務服務電子檔案移交進館要求,建設滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統,開展電子檔案接收工作,保障電子檔案規范接收、保存和共享利用。

  第五條 在陜西一體化政務服務平臺上辦結歸檔的電子文件是政務服務機構依法履行職能的重要憑證,是國家檔案信息資源的重要組成部分,其管理應當遵循以下原則:

  (一)統一規劃。將政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入陜西一體化政務服務平臺建設總體規劃,實行統一規劃、統一標準、統一流程。

  (二)全程管理。根據電子檔案的特點和管理要求,建立嚴密、完整的管控體系,對政務服務中應歸檔電子文件的收集與采集、歸檔與管理、保存與利用、移交與接收等,實行全程管理。

  (三)高效利用。充分發揮電子檔案高效、便捷的優勢,實現政務服務電子檔案分層次、分類別、按需求、按權限共享利用。

  (四)安全可控。采取有效技術手段和管理措施確保政務服務電子檔案安全。

  (五)各盡其責。各級政務服務機構應當制定政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理制度,明確職責分工,將電子文件歸檔和電子檔案管理責任納入相關崗位職責。

  第六條 政務服務電子文件形成、辦理、歸檔以及電子檔案保管、利用、移交等全過程管理應當符合國家相關法律法規、標準規范要求,確保政務服務電子文件和電子檔案真實、完整、可用、安全。

  第七條 各級檔案主管部門會同政務服務管理部門,依據有關法律、行政法規對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監督檢查,對發現的問題及時督促整改落實。對違反檔案管理規定的,依法依規進行處理。

  第八條 涉及國家秘密的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理,依照有關保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。

  第二章 電子文件生成規范

  第九條 各級政務服務管理部門應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016)、《政務服務事項電子文件歸檔規范》(GB/T 42727-2023)等規定,設計和完善各級政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔、數據交換等基本功能模塊,并實現安全、可靠、有效運行,為政務服務電子文件歸檔、電子檔案集中統一管理提供技術支持。

  各級政務服務機構自行建設的、與陜西一體化政務服務平臺以數據交換方式連接的政務服務系統,其功能需求、辦理流程、數據標準等應當與陜西一體化政務服務平臺相銜接,并依規匯交電子文件。

  第十條 各級政務服務機構應當按照審核公布的權責清單、公共服務事項目錄和運行流程等要求,對本單位在陜西一體化政務服務平臺上辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規定,完整收集本單位在政務服務過程中形成、辦理、傳輸和存儲的文本、圖像、音頻、視頻等數字格式的應歸檔電子文件。

  企業和群眾向政務服務機構提供的紙質材料,由政務服務工作人員核驗后線下錄入或掃描上傳,進行線上處理。

  第十一條 各級政務服務機構收集的應歸檔電子文件及其元數據格式,應當符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《政務服務事項電子文件歸檔規范》《陜西省電子檔案移交與接收辦法》等規定,并且通用、開放、不綁定軟硬件,加密的政務服務電子文件應當解除加密技術手段后歸檔。

  根據信息化發展需要,應當動態調整相應的電子文件存儲格式和技術支撐形式,確保能夠長期有效讀取,并在脫離陜西一體化政務服務平臺歸檔后,可以正確讀取和使用。

  第三章 電子文件歸檔和管理

  第十二條 各級政務服務機構應當依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《機關檔案管理規定》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等規章以及本部門權責清單、公共服務事項目錄等制定本單位政務服務電子文件歸檔范圍。政務服務辦理全過程中形成和調用的證據性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔范圍。

  第十三條 政務服務電子文件應當來源可靠、程序規范、要素合規,可以以電子形式歸檔。除法律、行政法規另有規定外,不再以紙質形式歸檔。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。

  第十四條 政務服務電子文件一般以事項辦件為基本單位進行歸檔整理,辦理過程中以數據共享形式調閱的電子證照及其元數據應當一并歸檔。涉及聯合辦理的,相關政務服務機構應當按照“誰主辦、誰歸檔”的原則做好歸檔工作。

  第十五條 政務服務電子文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式,不具備在線歸檔條件的,可以采用離線歸檔方式,歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的次年6月底。

  第十六條 各級政務服務機構應當確定本單位政務服務電子檔案保管期限,保管期限分為永久和定期,定期不應低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。

  第十七條 各級政務服務機構應當積極推進政務服務辦理系統與電子檔案管理系統相銜接,支撐政務服務電子文件和電子檔案全流程管理。已自行建設系統的,應當與電子檔案管理系統互聯互通。

  第四章 電子檔案保管與利用

  第十八條 各級政務服務機構應當建立政務服務電子檔案安全管理規章制度,按照國家網絡安全等級保護標準建立安全防護體系,配備必要的信息安全設施設備,保證電子檔案數據資源安全可控。

  第十九條 各級政務服務機構應當做好本單位電子檔案安全管理工作,定期開展電子檔案備份,做好電子檔案登記、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、到期銷毀等工作。

  第二十條 各級政務服務機構應當在符合國家法律法規要求的前提下,積極推進政務服務電子文件和電子檔案高效共享和開發利用,按照檔案、保密、信息安全、知識產權保護、網絡安全等法律法規和《中華人民共和國政府信息公開條例》規定,履行信息公開的主體責任,實現電子檔案便捷化共享利用。

  第五章 電子檔案移交與接收

  第二十一條 各級政務服務機構應當按照有關規定,將陜西一體化政務服務平臺及自行建設系統產生的保管期限為永久、30年的政務服務電子檔案,在其形成之日起5年內向同級綜合檔案館移交。具備條件的,可以提前移交進館。

  第二十二條 各級政務服務機構應當對待移交的電子檔案進行提取和整理,并進行技術處理和檢測,在正式移交前完成移交審核、出具開放利用意見、移交辦理等工作。

  第二十三條 政務服務電子檔案移交綜合檔案館一般采用在線移交方式,不具備條件的可以采用離線移交方式。

  第二十四條 各級綜合檔案館應當做好政務服務電子檔案接收、登記、檢測等工作,履行交接手續。

 第六章 附 則

  第二十五條 本辦法由省檔案局、省政府辦公廳負責解釋。

  第二十六條 本辦法自發布之日起施行。